Equipos ineficientes: Los principales errores dentro de un equipo de trabajo

Uno de los principales pilares de toda empresa es su equipo de trabajo, pues de este depende la eficacia de los procesos, la imagen que tendrá el cliente sobre la atención y calidad del servicio, el logro de objetivos y/o la calidad del producto final. El equipo de trabajo es el motor y corazón de la compañía, por lo que resulta importante que este sea eficiente al momento de realizar sus labores, sin embargo, existen diversos factores que pueden afectar el correcto desempeño de este.

En el artículo de hoy, hablaremos de algunos de los aspectos que podrían estar frenando a tu equipo de trabajo, y por lo tanto, también a tu empresa.

Mala comunicación

Las fallas en la comunicación traen consigo malos entendidos que pueden tener como resultado errores en los procesos y/o resultados. Así mismo, el tiempo que se invierte en corregir dichos errores, o simplemente en asegurarse de que el mensaje sea recibido por los otros, resta eficiencia y productividad al equipo de trabajo. Esto se vuelve especialmente importante al hablar de equipos de trabajo remotos.

Metas poco claras

Difícilmente podrá llegarse a un lugar si no se sabe a dónde va. Cuando el equipo no tiene claridad en sus metas, no hay objetivos a los cuales puedan aspirar, tampoco existe una forma de medir su desempeño y el trabajo ante dicha incertidumbre se vuelve poco fructífero e insatisfactorio. Lo mismo ocurre cuando no existen metas en común que puedan unir a los miembros del equipo.

Falta de confianza

Cuando no existe confianza dentro de un equipo de trabajo, los procesos se vuelven largos, ya que se invierte mucho tiempo en verificar que los otros hayan realizado de manera correcta su parte del trabajo, así mismo, esto influye para crear fallas en la comunicación, dificultando una adecuada retroalimentación sobre las mejoras que se pueden realizar.

Problemas personales

Muchas veces la línea entre lo personal y lo profesional puede ser muy delgada, lo que lleva a que cuando existen roces o conflictos entre los miembros del equipo, este termine afectando el trabajo. Cuando hablamos de relaciones interpersonales es casi inevitable que surjan desacuerdos cada tanto, sin embargo, es importante fomentar el dialogo y la búsqueda de acuerdos para su resolución.

Liderazgo ineficiente

Existen equipos de trabajo que bajo el liderazgo correcto son capaces de brillar, y por el contrario, con un líder poco comprometido, se convierten en un desastre total. Un liderazgo puede considerarse poco eficiente cuando tiene poco interés en las actividades del equipo, no traza metas claras, no se involucra en los procesos y resta importancia a los conflictos que surgen al interior del equipo. Resulta crucial asignar a un líder capaz de motivar y guiar a su equipo hacia metas claras.

Inadecuada distribución de tareas

En ocasiones las tareas y responsabilidades se encuentran distribuidas de una manera poco adecuada, cargando a ciertos miembros de excesivas responsabilidades mientras que otros tienen pocas actividades en sus manos. Esto genera también un desequilibrio en el compromiso de los miembros del equipo, pues algunos se sienten más valorados que otros dentro de la organización, lo que indudablemente se verá reflejado en su desempeño.

Si has detectado uno o varios de estos problemas dentro de tu equipo de trabajo, es momento de realizar algunos cambios para poder mejorar la eficacia de tu equipo.

¿Dejar ir o retener?: El dilema ante el despido

Todo líder debe enfrentarse a esta difícil decisión cuando uno de sus colaboradores no está cumpliendo con los estándares establecidos para su trabajo. Puede ser una decisión complicada y que con frecuencia se suele posponer por la incomodidad emocional que puede generar el dar la noticia a quien dejará la empresa. Usualmente se piensa que el colaborador cambiara y la decisión se pospone aún más.

Si en este momento te enfrentas a este dilema, te dejamos algunos puntos que pueden ayudarte a decidir si esa persona debe continuar laborando o no en tu empresa.

  • ¿Cuál es el motivo de la incomodidad con el colaborador?

En los pequeños grupos de trabajo puede ocurrir que el motivo del descontento con un colaborador se debe mas bien a causas personales. Convivir todos los días con personas que tienen una forma de pensar diferente a la nuestra puede causar gran cantidad de choques con ellos. Si bien es importante que en un equipo de trabajo, los integrantes lleven una buena relación, lo ideal es que la decisión de un despido no esté motivada por causas emocionales o personales.

  • ¿El desempeño del colaborador está siendo el esperado?

Cada posición debería contar con ciertos parámetros para medir el desempeño de los colaboradores, ya sea que deban cumplir con una meta, ofrecer un servicio de calidad, cumplir con determinadas actividades en un periodo especifico, etc. Estos parámetros sirven para conocer la eficacia de cada miembro del equipo y si uno de ellos no está cumpliendo con el mínimo esperado, puede empezar a plantearse la idea de un despido.

En caso de que la baja en el desempeño se presente de manera repentina, es recomendable hablar directamente con el colaborador y ahondar en la causa de esta.

  • ¿Ha tenido fallas similares en el pasado?

Dentro de las empresas pueden encontrarse colaboradores que fluctúan su desempeño, teniendo periodos desastrosos y otros aceptables. Generalmente estas personas han encontrado la manera de sortear las amenazas de despido, mejorando su desempeño hasta estar fuera de peligro y después retomar su viejo patrón. Es importante analizar si estas bajas en el desempeño se han convertido en una rutina, para lo cual las actas administrativas son la mejor forma de documentar las faltas del colaborador a lo largo de su trayectoria laboral en la empresa.

  • ¿Sus acciones empatan con los valores de la empresa?

En ocasiones el desempeño es el adecuado, pero pareciera que algo no encaja con el colaborador. En este caso es importante preguntarse si sus acciones empatan con los valores que fomenta la empresa, o por el contrario los desafía o desvirtúa.

  • ¿Genera una sobrecarga de trabajo para otros?

A veces, el colaborador genera una sobre carga de trabajo a sus compañeros o incluso a su líder, pues al no cumplir con sus responsabilidades, estas recaen en los otros.

  • ¿Genera costos extras a la empresa?

Hay fallas o bajas de productividad que pueden generar un costo monetario a la empresa, también aplica para el salario emocional del resto del equipo, si uno de los miembros está volviendo el ambiente pesado y complicado, la productividad de los otros disminuye, repercutiendo finalmente en las finanzas de la empresa.

  • Ya se ha hablado con él/ella y la situación continua

Lo ideal es que un líder al detectar un problema o inconveniente con alguno de los colaboradores, lo hable directamente con él para conocer las causas del mismo y buscar una solución conjunta. Pero si estas conversaciones ya se han repetido en el pasado y no existe un compromiso por parte del colaborador, quizá lo mejor sea dejarlo ir.

Sin duda un despido es una de las situaciones más complejas que debe enfrentar un líder por lo que es importante analizar cada uno de los puntos anteriores, para así asegurar que su decisión sea justa, ética y benéfica para la empresa.

Liderazgo a partir de la pandemia

Tras casi once meses de contingencia, el mundo sigue adaptándose a un nuevo virus que nos ha obligado a modificar muchas de las cosas que hacíamos día a día. Los cubrebocas ahora son parte del atuendo y las reuniones se han transformado en videollamadas que nos permiten estar un poco más cerca de los otros. Estos cambios también llegaron a las empresas, modificando no solo la forma de trabajo, sino también el liderazgo que se tenía anteriormente.

Uno de los mayores retos que los lideres han tenido que enfrentar sucedió al encontrarse frente a una realidad: no se puede tener el control de todo lo que ocurre a su alrededor. Por lo que un liderazgo autocrático, lejano y cerrado no resulta funcional en un momento de incertidumbre y constante cambio, por el contrario, se requiere de un liderazgo empático, cercano y más humano.

¿Qué es lo que debe tomar en cuenta un líder durante la pandemia?

Empatía

El liderazgo pre-pandemia se enfocaba en medir los resultados, dentro de la empresa poco o nada se sabía del contexto familiar de los colaboradores, sin embargo, con el uso del trabajo remoto, los líderes han tenido la oportunidad de conocer a la familia de cada uno de ellos, e incluso a sus mascotas. Emplear un liderazgo desde la empatía, comprender los retos y necesidades de cada uno de los integrantes del equipo a partir de su contexto es lo que permite que dichos equipos avancen a pesar de la distancia.

Cultura organizacional

La cultura de una organización y el salario emocional va más allá de espacios de trabajo bien diseñados, café gratis o beneficios adicionales para el colaborador. La cultura tiene que ver con cómo se actúa y se vive dentro de la compañía. Con el uso del trabajo remoto muchos líderes comenzaron a cuestionar cuál es la cultura de su empresa, cómo debe evolucionar ante esta situación y cómo mantener aquello que consideran importante.

La cultura es donde la estrategia crece, o disminuye. La cultura es la manera en que los colaboradores enfrentan los retos, cómo se comunican con los clientes, con sus compañeros, la manera en que viven el ser parte de la empresa y también es lo que permite que esta salga adelante.

La cultura se define en el proceso de selección, donde mediante preguntas estratégicas puede conocerse si los ideales, valores y metas del colaborador empatan con las de la empresa. Y sin duda es algo que debe reforzarse durante la contingencia, mantener el sentido de pertenencia permite el crecimiento del equipo, aún a distancia.

Escucha activa

Las reuniones de trabajo se han vuelto más cortas, la comunicación también ha cambiado, no siempre es posible ver a los compañeros en cámara por lo que no siempre es posible ver y comprender el lenguaje corporal, los mensajes suelen ser más cortos y con frecuencia también más concisos y no siempre es posible conocer el estado de animo del otro a través de un mensaje.

El líder del futuro, además de ser un bue orador, es un excelente escucha. Ser capaz de escuchar realmente, tomar nota, comprender el mensaje y mostrar un interés genuino son habilidades que sin duda mejoraran la eficacia del equipo. La escucha activa permite la solución de problemas, genera confianza con el equipo y permite comprender el mensaje realmente, además de que muestra humildad y apertura al aprendizaje.

Conectado con la tecnología

El mercado no respeta la tradición, pero si la innovación. Prueba de ello es que cientos de negocios que se vieron forzados a cerrar sus puertas hoy se encuentran en situación crítica, pues no supieron trasladarse a los medios digitales, mientras que empresas como Facebook, Amazon y Mercado libre han incrementado sus ventas de manera exponencial.

Contar con medios digitales en la empresa no asegura el éxito de esta, pero aumenta las probabilidades de que suceda. Digitalizar procesos, contar con plataformas en línea y buscar un acercamiento digital con los clientes son algunas estrategias que todo buen líder debe tomar en cuenta. Es parte de la adaptación al cambio y en época de pandemia es aún más importarte seguir innovando.

En esta época de cambios son muchos los retos que un líder debe enfrentar sin embargo estar abierto a nuevas opciones y estrategias permitirá que sea más sencillo, especialmente cuando se apoya de su equipo de trabajo.

 

Liderazgo y la NOM-035

 

Hace algunos meses, entró en vigor la NOM-035, enfocada al cuidado psicosocial de los colaboradores al interior de las empresas. Son muchos los factores que deben ser medidos y modificados para cumplir con esta NOM, sin embargo, uno de los más importantes y del cual se derivan muchos otros, es el estilo de liderazgo.

Un líder es una persona que cuenta con las habilidades y capacidades para guiar a otros. El problema en muchas empresas, es en muchas ocasiones, que la persona al mando no cuenta con habilidades de liderazgo, generando fallas en la comunicación interna, sobrecarga de trabajo, duplicidad de órdenes y en general un ambiente laboral cargado de estrés y relaciones tensas, desencadenando todo esto en una baja productividad.

La principal diferencia entre un buen líder, y uno que no lo es, reside en la conciencia de impacto que se tiene. Un buen líder sabe que sus acciones impactarán en el resto de su equipo, por lo que busca dirigirlos adecuadamente enfocado a los objetivos que se ha planteado, así mismo, es consciente de que la manera en que se dirija a sus colaboradores impactará en la respuesta que ellos tengan hacia sus indicaciones.

Por el contrario, un líder con poca eficacia tiende a comprometerse muy poco o nada con las actividades, dejando la responsabilidad a otros; comunica sus ideas de una manera poco clara y frecuentemente a medias; no cuenta con objetivos claros, se mantiene rígido ante las reglas y procedimientos que “han funcionado”, aun cuando se puedan mejorar, y por lo general, no toma en cuenta la opinión de su equipo.

Es posible que hayas logrado identificar que alguno o varios de los líderes en tu empresa no están manejando un estilo de liderazgo adecuado, o que tú mismo no lo has estado haciendo, entonces, ¿Qué se puede hacer para cumplir con la NOM-035 y mejorar dicha situación?

Las habilidades de liderazgo pueden ser natas, sin embargo, también pueden aprenderse y desarrollarse, de modo que la solución es en realidad bastante simple, aunque requiere de voluntad y perseverancia por parte de las personas que ocupan estas posiciones de poder. Lo principal es desarrollar esas habilidades que ya han sido identificadas, puede ser a través de un curso de capacitación otorgado por la empresa, o bien, pagado de manera privada. Es importante recordar que estas habilidades no se desarrollaran de la noche a la mañana, como todo lo que aprende, requieren de práctica y mucha constancia hasta ser integradas totalmente a la persona.

En Desarrollando el Talento, creemos firmemente que toda empresa merece contar con verdaderos líderes, personas que impulsen a su equipo a alcanzar y superar sus metas. Es por ello, que contamos con nuestros servicios de capacitación y asesoría a profesionales, mediante los cuales ayudamos a los líderes; y no líderes; a conocer sus principales estilos de liderazgo, sus fortalezas y áreas de oportunidad, para que puedan trabajar en ellas y mejorarlas.

Si consideras que tú o algún miembro de tu empresa debería trabajar en su liderazgo, acércate a nosotros y te ayudaremos.

¿Cómo retroalimenta un líder a los miembros de su equipo?

Ser un líder conlleva una serie de responsabilidades, de las cuales quizá Una de las más importantes es saber retroalimentar a un miembro del equipo cuando su desempeño no está siendo tan favorecedor como se espera. Sin embargo, brindar retroalimentación a un colaborador
puede llegar a ser incómodo y en ocasiones un poco complicado, pero puede ser más sencillo siguiendo algunos consejos.
¿Qué debe tomarse en cuenta al retroalimentar a un colaborador?
Primero que nada, es necesario recalcar que una organización es un sistema, de modo que si uno falla, afectará también al resto, es importante que los colaboradores comprendan este concepto.
También es necesario recordar que el papel de líder implica ser el guía dentro de la organización, la cabeza del equipo y no hay mejor forma de hacerlo que predicar con el ejemplo.
Otros consejos útiles para retroalimentar a un colaborador son:
1.- Evitar la ironía: este tipo de comunicación impide el dialogo, por lo tanto bloquea la búsqueda de soluciones.
2.- Felicitar en público, retroalimentar en privado: es necesario identificar el lugar y momento adecuado para retroalimentar, no avergonzar a los colaboradores fomentará su confianza en nosotros como líderes. Si es necesario retroalimentar a alguien lo mejor hacerlo en la oficina, o alejarlo del resto del equipo.
3.- Explicar por qué: no existe nada más frustrante que no saber por qué está mal lo que estás realizando, explicar a los colaboradores la importancia de realizar los procesos de manera adecuada ayuda a que no solo comprendan lo indispensable de realizar correctamente sus funciones, sino que también genera en ellos compromiso.
4.- Ser directo, pero no olvidar la cortesía: no debemos perder de vista el objetivo del o los comentarios que se realicen a un colaborador.
5.- Ser preciso: divagar, especular o dejar los comentarios a explicaciones abiertas puede generar confusión, es mejor ser conciso y explicar de manera clara cómo está afectando el desempeño del colaborar en las funciones de la organización.
6.- Buscar soluciones alternativas: Negociar con los colaboradores no significa restar poder, finalmente será el líder quien tenga la última palabra, pero escuchar las opiniones del equipo a un problema brinda siempre una nueva visión del mismo.
7.- Generar un compromiso de cambio: una vez que se ha encontrado la solución a una falla, es necesario repetir al colaborador que se ha comprometido a realizar a un cambio, terminar la conversación haciendo mención de los cambios que se han acordado de manera clara y precisa.

Finalmente, hay que recordar que no todo es malo, cuando sea necesario retroalimentar a un colaborador, es recomendable mencionar también sus logros y aciertos, sin perder la objetividad de lo que se desea cambiar.
¿Qué beneficios tiene corregir adecuadamente a los colaboradores?
Los beneficios son múltiples: se mejora el trabajo en equipo, se incrementa la lealtad y compromiso de los colaboradores, pero sobretodo, se genera un ambiente de trabajo agradable y de confianza, donde los miembros del equipo no solo aprenden de sus fallas, sino que generan una retroalimentación constante y buscan mejorar en sus labores.

El liderazgo: una tarea compartida

Al examinar una organización desde el exterior, podemos notar que es más que solo la suma de sus partes, cada uno de los integrantes logra aportar conocimientos y habilidades que en conjunto con los de sus compañeros generan un todo más complejo que si cada uno de ellos trabajará por
separado. Tal como en una orquesta, el conjunto de sonidos de los violines, piano, platillos y tambores genera una melodía armoniosa, lo que sería muy diferente a escuchar cada uno de esos instrumentos por separado.
La orquesta logra crear piezas musicales armónicas gracias a la unión de los sonidos de sus instrumentos, los cuales son guiados por el director. Este se encarga de indicar a cada uno de los grupos de instrumentos el momento en que deben iniciar y finalizar su participación, el volumen y ritmo que deben llevar durante la ejecución de una determinada pieza.
Siguiendo esta misma analogía, podríamos encontrar que dentro de una organización también existe un director encargado de guiar al equipo para alcanzar sus metas, este generalmente es el gerente, director o directamente el dueño o fundador de la misma, pero en general se le podría
nombrar como el líder.
¿Qué es un líder?
Es la persona que posee mayor influencia dentro del grupo, es el encargado de guiar y orientar a los otros para llegar a una meta común. Es quien dirige y planifica las actividades, también es el representante del grupo ante otros. Pero también se considera líder a la persona que funge como mediador ante los conflictos, introduce nuevas ideas al grupo, busca nuevas perspectivas y genera aportes para el bien común; y es en este sentido que todos podemos ser líderes.
¿Cómo puede un colaborador ser líder?
Retomando el ejemplo de la orquesta, el director es el encargado de guiar a los músicos, indicándoles el momento en que deben unirse a la sinfonía, sin embargo, cada uno de ellos debe
realizar su aporte a la pieza musical. Cada músico debe ensayar de manera individual, estudiar sus partituras y encargarse del cuidado y afinación de su instrumento, de igual manera deberá coordinar con sus compañeros de grupo para tocar a la par con ellos, y conocer el momento en que los otros grupos de instrumentos realizaran su participación. Puesto que si no realizan estas actividades, sin importar la magnífica dirección de su líder, su presentación será un desastre.
Lo mismo ocurre en las empresas, los líderes son los encargados de reportar los resultados, pero estos son una responsabilidad de grupo. Uno de los primeros puntos para ser un colaborador con liderazgo es realizar las actividades asignadas de la mejor manera posible y ayudar a otros para
hacer lo mismo. Ser un ejemplo para los compañeros.

También se puede ser líder al proponer nuevas ideas que ayuden a mejorar el desempeño del puesto o área en la que se está desempeñando. Buscar soluciones nuevas a los problemas que se
presentan, o simplemente encontrar formas más eficientes de realizar el trabajo. De igual manera, se es líder al negociar para mediar conflictos ya sean de carácter técnico o interpersonal con los otros miembros del equipo.
Pero sobre todo, se ejerce el liderazgo al recordar que los resultados obtenidos son una responsabilidad conjunta y no solo de la persona que se encuentra como responsable o responsable del equipo. Si cada uno de los colaboradores desempeña un nivel de liderazgo en la organización, el trabajo se vuelve más rápido, eficiente y en general más sencillo.
Es por eso que en Desarrollando el Talento contamos con nuestro servicio de Asesoría para la Creación de un CV de alto impacto, donde mediante una serie de pruebas psicométricas, entregamos un reporte indicando (entre otros factores) tú nivel liderazgo, los estilos predominantes y habilidades de liderazgo en situaciones normales y bajo presión. Además,
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